Ochrona danych osobowych jest obecnie jednym z największych wyzwań prawnych i operacyjnych dla każdej organizacji, niezależnie od branży. Zgodność z rozporządzeniem RODO (GDPR) wymaga ciągłego monitorowania procedur przetwarzania danych, audytów bezpieczeństwa IT oraz ścisłej dokumentacji. System auditomat® oferuje niezbędne narzędzia do cyfryzacji i standaryzacji audytów RODO, minimalizując ryzyko niezgodności i kar finansowych.
Standaryzacja i automatyzacja kontroli RODO
auditomat® umożliwia specjalistom ds. ochrony danych (Inspektorom Ochrony Danych – IOD) oraz zespołom audytu wewnętrznego, tworzenie precyzyjnych i szczegółowych list kontrolnych do audytów RODO. Listy te mogą obejmować weryfikację:
- Procedur ochrony danych w działach (HR, marketing, sprzedaż).
- Stanowisk pracy pod kątem bezpieczeństwa informacji.
- Zgodności umów powierzenia przetwarzania danych z podwykonawcami.
- Kontroli dostępu do systemów informatycznych.
Automatyzacja pozwala na systematyczne i terminowe przeprowadzanie tych audytów, co jest kluczowe dla udowodnienia ciągłej zgodności. Dokumentacja zdjęciowa, np. weryfikująca zabezpieczenie fizyczne serwerowni czy szaf z dokumentami, jest gromadzona cyfrowo i bezpiecznie w systemie.
Centralne zarządzanie ryzykiem i incydentami
Wszystkie wyniki audytów RODO i zidentyfikowane niezgodności (np. nieprawidłowe procedury niszczenia dokumentów, braki w klauzulach informacyjnych) są centralizowane w auditomat®. To ułatwia zarządzanie ryzykiem i szybką identyfikację obszarów, które mogą prowadzić do naruszenia ochrony danych.
System auditomat® jest nieoceniony w zarządzaniu incydentami. W przypadku podejrzenia naruszenia ochrony danych, funkcja Quick Issue lub zgłoszenia ad hoc pozwala na błyskawiczną rejestrację zdarzenia. Zaawansowany plan działań umożliwia szybkie delegowanie zadań w celu:
- Oceny skali naruszenia.
- Wdrożenia działań korygujących i minimalizujących skutki.
- Dokumentowania całego procesu na potrzeby IOD i ewentualnego zgłoszenia do UODO.
Dane strategiczne i ciągłe doskonalenie
Rozbudowany moduł statystyk i elastyczny system raportów pozwala na strategiczną analizę wyników audytów RODO. IOD może:
- Monitorować trendy niezgodności w poszczególnych działach.
- Wykorzystać Analizę Pareto do identyfikacji najczęstszych przyczyn naruszeń.
To umożliwia kierownictwu podejmowanie działań szkoleniowych i proceduralnych, które skutecznie minimalizują ryzyko niezgodności i kar finansowych, wspierając proces ciągłego doskonalenia (Kaizen) w zakresie ochrony danych. auditomat® zapewnia pełną kontrolę i transparentność, co jest niezbędne dla skutecznego zarządzania Compliance w obszarze RODO.